Ayuda buscador

Autor: Rafael Yáñez


  1. Introducción
  2. Buscador
    1. Sistema de créditos
    2. Pantalla de búsqueda
    3. ¿Cómo buscar?
    4. Completitud de la indexación
    5. Recibir una notificación cuando se complete la indexación
    6. Palabras clave
    7. Resultado de la búsqueda
    8. Detalle de un registro
    9. Búsquedas automáticas
    10. Perfil social y perfil privado
  3. Opciones de menú
    1. Resumen
      1. Resumen de Nacimientos, Matrimonios, Defunciones y Padrones
      2. Libros indexados
      3. Línea de tiempo
      4. Mapa de indexaciones
    2. Opciones
      1. Mis libros indexados
      2. Registros guardados
      3. Personas
      4. Búsquedas automáticas
      5. Notificación de indexaciones
      6. Cambiar de grupo
    3. Mi Usuario
      1. Mi Perfil
      2. Mi actividad
      3. Mensajes
      4. Condiciones de uso
      5. Vídeo Ayuda
      6. Grupo de Facebook
      7. Cerrar sesión

1. Introducción

La web Genealogía España está creada con la finalidad de ayudar a los grupos de indexación a almacenar los registros indexados, y a facilitar a todos sus miembros el acceso a dicha información a través de un buscador.

Para hacer uso del buscador debes estar registrado previamente. No existe un formulario de registro online, el registro se hace exclusivamente mediante invitación, a través de los administradores de los grupos de indexación que forman parte del proyecto.

2. El buscador

2.1 Sistema de créditos

El buscador utiliza un sistema de créditos para fomentar la indexación entre los miembros del grupo.

Cada usuario tiene un número de créditos asignados según el número de indexaciones realizadas.

Cuando un administrador sube a la web nuevas indexaciones, el sistema asigna de manera automática los nuevos créditos al indexador correspondiente.

Con los créditos asignados, cada usuario puede realizar búsquedas en toda la base de datos del grupo sin restricción alguna. Los créditos se consumen al realizar búsquedas.

Si al realizar la búsqueda no se devuelve ningún resultado, el sistema no restará ningún crédito.

Una vez que un usuario consuma todos sus créditos, solamente podrá realizar búsquedas sobre los registros que hayan sido indexados por el propio usuario.

2.2 Pantalla de búsqueda

La pantalla de búsqueda es la pantalla principal de la web, y tiene el siguiente diseño:

Dentro de esta pantalla podemos destacar los siguientes elementos:

  • Menú, se explicará en el punto 3.
  • Últimas actualizaciones. Si pulsamos nos indica las últimas 8 indexaciones que se han subido a la web. Si al caracter (?) le precede un punto rojo quiere decir que hay indexaciones nuevas desde la última búsqueda que realizó el usuario.
  • En la caja novedades se muestra la siguiente información:
    • Fecha de subida
    • Evento de la indexación: M(atrimonio), B(autismo), D(efunción), P(adrón).
    • Población.
    • Fecha desde y hasta que incluye la indexación.
  • Si pulsamos en «Ver más», podremos ver la totalidad de cargas realizadas desde marzo de 2020.
  • Información sobre los créditos. Nos indica el número de créditos consumidos y el total de créditos asignados. También se nos muestra una barra de progreso que nos indica el porcentaje de créditos consumidos.
  • Insignias conseguidas. A medida que progreses en la indexación y en el uso de la web irás consiguiendo insignias. Los objetivos para otorgar las insignias las configuran los administradores de cada grupo de indexación. Hay 3 tipos de insignias:
    • Según el ranking que ocupes entre las personas que más indexan en el grupo.
    • Según el número de registros que hayas indexado.
    • Según la experiencia de uso que tengas en la web.
Ejemplo de insignias en el grupo de Extremadura
  • Formulario de búsqueda. Nos permite introducir los criterios de búsqueda para localizar nuestros registros.

2.3 ¿Cómo buscar?

Realizar una búsqueda con el formulario es muy sencillo. Basta con informar los campos que conozcamos de la persona que queramos encontrar.

Campos a destacar:

  • Evento. Podemos elegir si queremos buscar a la persona en los registros de Nacimiento, Matrimonios, Defunciones, Padrones, o en todos ellos a la vez. Los campos de búsqueda que aparecen en el formulario cambiarán según seleccionemos un evento u otro.
  • Población. Podemos seleccionar hasta 3 poblaciones en las que realizar la búsqueda o en todas a la vez.
  • Años. Nos permite limitar la búsqueda en un rango de fechas.
    • Si no informamos estos campos se realizará la búsqueda sin restricción de fechas.
    • Si informamos solo el año desde dejando en blanco el año hasta, se buscará entre todos los registros de la web desde ese año.
    • Si informamos solo el año hasta dejando en blanco el año desde, se buscará entre todos los registros de la web hasta ese año.
    • Si informamos ambos campos, se realizará la búsqueda entre todos los registros existentes entre esos 2 años.
  • Resto de campos. Nos ayudan a localizar a una persona informando los datos que conocemos, como el nombre, los apellidos, el cónyuge, los padres… No es necesario informar todos los campos, solo los que conocemos.
  • Uso de comodines. Los comodines son símbolos especiales que se utilizan en las búsquedas para representar letras de una palabra. El buscador de Genealogia España utiliza 2 tipos de comodín: el guión bajo (_) y el porcentaje (%).
  • _ (guión bajo) se utiliza para sustituir un único carácter dentro de una palabra. Ejemplo, buscando por ‘_azquez’ localizaremos tanto a los ‘Vazquez’ como a los ‘Bazquez’.
  • % sustituye varios caracteres. Ejemplo, buscando por ‘Go%ez’ localizaremos tanto a ‘Gonzalez’ como a ‘Gomez’.

2.4 Completitud de la indexación

Solamente en el caso de que realicemos una búsqueda por una población concreta y seleccionando un rango de años (años desde y hasta), el buscador informará el estado de la indexación, lo que nos ayudará a saber si en la web tenemos registros para esa población y fechas. El resultado de esta comprobación puede ser:

  • Indexación COMPLETA, lo que quiere decir que en la base de datos se dispone de toda la indexación de esa población, años y evento.
  • Indexación PARCIAL, lo que quiere decir que está indexado parcialmente. En «ver detalle» se puede consultar qué es lo que hay indexado.
  • No hay nada indexado. En ese caso la búsqueda no arrojará resultado alguno, ya que en la base de datos no hay nada indexado para el evento, población y periodo.

2.5 Recibir una notificación cuando se completen las indexaciones

Está relacionado con el apartado anterior. Cuando el formulario de búsqueda te indica que la indexación no está realizada o está incompleta para una determinada población, evento y periodo, aparecerá un mensaje indicando si quieres ser notificado cuando se vaya subiendo nuevos registros a la base de datos correspondientes a esa búsqueda.

Si se pulsa sobre el icono del disco se guardará una alerta y recibirás una notificación cuando haya nuevos registros. Podrás guardar tantas alertas como quieras.

Todas las alertas o avisos que hayas guardados puedes consultarlos en la opción de menú Opciones Notificación Index.

Cuando estés realizando una búsqueda para una población, evento y periodo sobre la que ya hayas pedido ser notificado, aparecerá un mensaje en azul indicándolo.

Cuando estés realizando una búsqueda para una población y evento y que ya hayas pedido ser notificado en parte de ese periodo, aparecerá un mensaje en rojo indicándolo, y preguntando si quieres extender el periodo de la notificación incluyendo también el periodo de la búsqueda.

Cuando se carguen nuevos registros en la base de datos que estén relacionados con tus alertas te aparecerá el siguiente mensaje en la ventana del formulario de búsqueda:

Este mensaje solo se eliminará cuando se renueve o elimine en la ventana de notificaciones la alerta correspondiente. Para más detalle puedes consultar el apartado Notificación de indexación.

2.6 Palabras clave

Es un conjunto de 4 campos que nos permite realizar búsquedas de un texto (nombre o apellido) sobre cualquier campo de la base de datos. Al igual que el resto de campos son opcionales. Es decir, si en la palabra clave 1 informamos el apellido Castillo, buscará la palabra ‘Castillo’ en cualquiera de los campos de un registro. Si informamos además en la palabra clave 2 el nombre José, buscará cualquier registro que contenga el apellido Castillo y además el nombre José, en cualquiera de los campos.

Podemos combinar las palabras claves con el resto de campos del formulario.

Por defecto aparecen visible solamente 2 campos, pero se pueden desplegar los otros 2 pulsando el botón +.

Anteriormente se indicaba que las palabras claves buscan en todos los campos de la base de datos, pero hay una excepción, no busca dentro del campo notas/observaciones, que es un campo que se suele utilizar para añadir información adicional del evento. Si queremos que las palabras claves incluya también la búsqueda en el campo notas tendremos que marcar la casilla «Buscar también en notas».

2.7 Resultado de la búsqueda

Una vez introducidos los criterios de búsqueda y tras pulsar el botón Buscar, se refrescará la pantalla con el resultado de la búsqueda:

En primer lugar se muestra el estado de la indexación (completitud), del mismo modo que se informaba en el formulario de búsqueda (ver apartado «completitud de la indexación«). Esta información solamente se mostrará si se ha elegido realizar la búsqueda por una población y rango de fechas.

A continuación se muestra un texto indicando el número de registros encontrados que cumplen los criterios de búsquedas. Esta tabla de resultados se limita a mostrar los 30 primeros registros, por lo que si se ha encontrado un número mayor de registros, será necesario aplicar algún criterio de búsqueda adicional para limitar el resultado.

Si queremos modificar los criterios de búsqueda pulsaremos en el botón ‘Editar búsqueda’, situado en la esquina superior derecha.

Tras el texto indicando el número de registros encontrados se muestra la tabla de resultados. Destacar en dicha tabla lo siguiente:

  • En la columna Opciones (Opc.) se muestra el icono ‘ojo’ 👁️. Si pinchamos en él nos llevará a la ventana de detalle del registro (ver siguiente punto de la ayuda).
  • También puede mostrarse el icono ‘comentario’, indicando que se ha informado el campo Notas en el registro. Situando el ratón sobre el campo se puede ver el texto:
  • El icono con el dibujo de un abuelo indica en los registros de bautismos se han indexado los abuelos.
  • Cada fila se muestra en un color, que cambiará según el tipo de evento del registro: Azul para nacimientos, verde para matrimonios, gris para defunciones y morado para padrones.
  • En la columna Familiares (Fam.) se muestran unos iconos en los eventos Nacimientos y Matrimonios que nos ayudarán a encontrar familiares de esta persona.
  • En el caso de Bautismos tenemos 2 iconos:
    • Icono hermanos ( Hermanos ). Si lo pulsamos realiza una búsqueda intentando localizar hermanos de la persona bautizada. Realiza una búsqueda en la misma población para localizar otros nacimientos que incluya a los mismos padres en fechas próximas.
    • Icono matrimonio ( ). Si lo pulsamos realiza una búsqueda para localizar el registro de matrimonios de los padres del bautizado.
  • En el caso de Matrimonios tenemos 1 icono:
    • Icono descendencia ( ). Si lo pulsamos realiza una búsqueda en el evento Nacimientos/Bautismos para localizar el nacimiento de sus hijos.
  • En el caso de Padrones tenemos 1 icono:
    • Icono unidad familiar (). Si lo pulsamos mostrará todas las personas que convivan en la misma vivienda, según el padrón.

2.8 Detalle de un registro

En la lista de resultados se muestra la información más relevante de la persona, pero hay más datos asociados a cada registro que no se muestran en esta lista.

Como se indicaba en el punto anterior, para poder consultar toda la información de un registro hay que pulsar en el icono ‘ojo’ 👁️ de la lista de resultados.

Esta acción abrirá una nueva ventana que mostrará el detalle del registro. Los campos que se mostrarán en esta ventana dependerá del evento, y de la información indexada para la persona.

Por ejemplo, en un registro de bautismos puede aparecer los nombres de los abuelos del bautizado. Si esa información se ha indexado aparecerá en esta ventana de detalle. Si no se ha indexado no aparecerán dichos campos.

Indexación de bautismo con abuelos

Indexación de bautismos sin abuelos

Desde la ventana de detalle podemos acceder a la consulta de los detalles del libro donde se encuentra el registro indexado. Se puede visualizar pulsando el enlace con la palabra ‘DETALLE’, que desplegará la información sobre el libro.

Detalle del libro

Agregar el registro a favoritos. En la parte inferior de la pantalla de detalle tenemos varios botones. El de la izquierda nos permite guardar el registro como favorito.

Botón para añadir/eliminar favoritos

Al pulsar sobre dicho botón se guardará en la base de datos este registro asociado a tu usuario. Todos los registros guardados en favoritos puedes consultarlos en el menú Opciones->Registros guardados (más detalle en apartado 3-Opciones de menú), y no tienes que volver a realizar búsquedas para localizarlos.

Para eliminar el registro de Favoritos, puedes hacerlo con el mismo botón.

Ver gráfico. El siguiente botón nos permite visualizar el registro en formato de árbol.

Botón Ver gráfico
Modelo de gráfico

Imprimir. Con este botón podremos imprimir el detalle del registro en la impresora que tengamos configurada en nuestro dispositivo.

Botón imprimir

Informar error. Si detectas algún error en el registro que estás consultando no podrás editarlo, pero sí que podrás informarlo a los administradores del grupo a través de este botón.

Botón informar error

Al pulsarlo se desplegará una nueva sección donde podrás escribir un mensaje a los administradores e informarles del error.

Sección para informar de un error

2.9 Búsquedas automáticas

Cuando realices una búsqueda y no encuentres el registro que buscas, puede guardar la búsqueda como ‘Búsqueda automática’. El sistema se encargará de relanzar la búsqueda cada vez que un administrador suba un nuevo libro y si se encuentran nuevos registros te enviará una notificación.

Las búsquedas automáticas que lanza el sistema para ver si hay nuevos resultados no consumen créditos. Cuando te notifique de nuevos registros podrás consultar el resultado de esta consulta automática, y en ese caso sí que consumirá los créditos habituales de cualquier consulta.

Las búsquedas automáticas se pueden configurar de 2 maneras distintas:

  • Cuando lances una consulta te aparecerá arriba a la derecha el siguiente botón, que te permitirá añadir esa consulta a tus Búsquedas automáticas.
  • Desde el menú Opciones -> Búsquedas Automáticas. Aquí tienes el listado de todas las búsquedas automáticas que tienes configuradas, además de poder configurar nuevas búsquedas automáticas. Para más detalle consulta en Búsquedas automáticas.

2.10 Perfil social y perfil privado

Cuando entras en el buscador por primera vez tendrás que configurar si quieres tener un perfil social o privado. La selección puedes cambiarla en todo momento a través de la opción de menú Mi usuario -> Mi Actividad.

¿Qué diferencia hay entre estos 2 perfiles?

  • Perfil social. Habilita funcionalidad extra en la web para los usuarios que lo tienen activado. Podrá:
    • Enviar contactar mediante mensajes con otros usuarios que lo tengan activado.
    • Hará que sus registros guardados sean públicos para el resto de usuarios con Perfil Social. De esta manera podrás ver qué usuarios tienen guardados los mismos registros que tú.
    • Ver el usuario que ha indexado el registro que se está consultando, siempre que el indexador haya activado el perfil social.
  • Perfil privado. No compartirá información de ningún tipo con otros usuarios. Tampoco podrá ver la información que otros comparten ni utilizar la mensajería, salvo con los administradores.

3. Opciones de menú

3.1 Resumen

Desde el menú Resumen se puede consultar el resumen de todas las indexaciones cargadas en la base de datos.

3.1.1 Resumen de Nacimientos, Matrimonios, Defunciones y Padrones.

Si hacemos click en cualquiera de las 4 primeras opciones de menú (Nacimientos, Matrimonios, Defunciones y Padrones), accederemos a una página donde se muestra una tabla con todas las poblaciones para las que haya registros indexados para el evento. La información está distribuida por año, y se puede comprobar el número total de registros indexados por población y año.

Esto es una información estadística. No es posible ver el detalle de estas indexaciones.

3.1.2 Libros indexados

Desde esta opción puedes consultar el detalle de todos los libros subidos a la base de datos del grupo. Aparece el tipo de libro indexado, rango de años que incluye el libro, el nombre de la parroquia en caso de que sea un libro parroquial, el número de registros indexados y el estado de la indexación.

3.1.3 Línea del tiempo

Se trata de otra manera de representar los registros que hay indexado por población, evento y año.

3.1.4 Mapa de indexaciones

Otra forma de visualizar las indexaciones del buscador. En este formato aparecen las indexaciones tanto de tu grupo (puntos rojos) como del resto de grupos a los que tienes acceso (puntos verdes). El tamaño del círculo representa el número de indexaciones de cada población.

3.2 Opciones

3.2.1 Mis libros indexados

Dentro de esta opción un usuario puede consultar todos los libros que haya indexado y que estén subidos a la web.

La información aparece desglosada por población, evento y libro.

Las funcionalidades accesibles desde esta página son las siguientes:

  • Filtrado por población. Nos permite consultar los libros que hayamos indexado para una población concreta.
  • En la tabla encontramos la siguiente información:
  1. En la columna libro (1) se nos proporciona la siguiente información:
    • Nombre del libro.
    • Icono ℹ donde poder ver los detalles del libro, si es que están informados. En caso contrario no aparecerá este icono. Si hacemos click en él nos llevará a la ventana de detalle del libro.
    • Semáforo que nos indica si la indexación de ese libro está completa (círculo verde), incompleta (amarillo) o no iniciada (rojo).
  2. En la columna Indexador aparecerá nuestro código de usuario, y abajo el periodo que el usuario ha indexado.
  3. En la columna registros aparece el número de registros indexados. Si se hace click en el número se abrirá una ventana con el detalle de todos los registros indexados, desde donde se podrá realizar una descarga del libro.
3.2.2 Registros guardados

Ya se indicaba en el apartado Detalle de un registro que existía la posibilidad de marca un registro como favoritos para así poder guardarlo y tenerlo fácilmente accesible sin necesidad de repetir la búsqueda.

Desde esta opción de menús se accede a una ventana donde se listan todos los registros que tenemos guardados en ‘Favoritos’.

Cuando tenemos un registro guardado en favoritos, el sistema lo marcará con un ⭐ cuando dicho registro aparezca en cualquier listado. En el caso de que otro usuario hubiera marcado el mismo registro como favorito aparecería también el icono ✳ (próximamente se habilitará la posibilidad de saber qué otro usuario lo ha marcado como favorito si éste desea que sea público).

3.2.3 Personas

En el apartado anterior indicábamos la posibilidad de consultar todos los registros guardados en favoritos, pero si tenemos muchos registros guardados puede que tengamos la necesidad de ordenarlos. Por ejemplo, si a lo mejor tenemos varios registros de distintos eventos donde aparece una misma persona, y queremos ordenar estos registros para asociarlos todos a una misma persona.

Este es el objetivo de esta opción de menú.

Desde esta opción puedes consultar y añadir las búsquedas automáticas que hayas configurado.

Puedes crear nuevas búsquedas automáticas pulsando el botón añadir, o desde la página principal del buscador tras la realización de una búsqueda.

3.2.5 Alertas y notificaciones de indexación

Desde esta opción de menú se pueden consultar todas las alertas que tenemos configuradas para ser notificados cuando se suban nuevos registros a la base de datos. A diferencia de las búsquedas automáticas, aquí no se buscan personas, solo es una notificación para avisarte de carga de nuevos registros en las poblaciones elegidas:

Los campos que se muestran en la tabla son:

  • Fechas. Es la fecha en la que se dio de alta la alerta.
  • Población, en la está activada la alerta.
  • Evento. Indica el evento sobre el que se ha creado la alerta.
  • Años desde y hasta. Se te notificará cuando los registros subidos abarque al menos 1 año de este rango.
  • Notas. Es un campo que puedes editar haciendo click sobre él. En él puedes añadir las anotaciones que consideres, por ejemplo, las personas que buscas en cada alerta, y que te ayudarán a recordar lo que buscas una vez te llegue una notificación. El campo se guardará de manera automática una vez lo edites.
  • Notificaciones. En caso de que se hayan subido registros desde el alta de la alerta se indicará aquí.
  • Opciones:
    • Renovar: solo aparece cuando exista alguna notificación, y sirve para mantener activa esta alerta, actualizando la fecha de alta con la del día, para que así no vuelvan a aparecer las notificaciones antiguas.
    • Eliminar: Sirve para dar de baja la alerta.
3.2.6 Cambiar de grupo

Esta opción de menú sirve para cambiar de grupo a los usuarios que tienen acceso a varios grupos de indexación.

En el desplegable aparecerán todos los grupos a los que el usuario tiene acceso.

3.3. Mi usuario (Próximamente – en construcción)

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